ARCHIVIERUNG

Archive schaffen Rechtssicherheit und sind das geschichtliche Spiegelbild jeder Organisation in Vergangenheit und Gegenwart. Das Archiv hat die Aufgabe, Handlungen nachvollziehbar zu machen. Fachgerechte, konservatorisch einwandfreie Verpackung, Beschriftung und Einlagerung sichert das Archivgut für nachfolgende Generationen.

Physisch abgelegte Unterlagen sind in der Regel nur mit hohem Zeitaufwand auffindbar. In Archiven befinden sich dauernd zu archivierende und befristet aufzubewahrende Akten oft vermischt. Der Anteil an nicht archivwürdigen Unterlagen beträgt erfahrungsgemäss zwischen 40 und 60 % der Aktenbestände.

Wir unterstützen Sie in effizienter Aktenführung. Mit der Bewertung und Archivierung ermöglichen wir Ihnen einen schnellen, bedarfsgerechten Zugriff auf abgelegte und konservatorisch einwandfrei archivierte Unterlagen. Informationen stehen vollständig, rechtssicher und bedarfsgerecht zur Verfügung. Digitale und physische Unterlagen haben den gleichen Stellenwert.

Wir archivieren Informationen gesetzeskonform, nach den Vorgaben im Records Management. Verarbeitete Informationen befinden sich entweder in der Ablage, dem Zwischenarchiv (befristete Aufbewahrung) oder dem Langzeitarchiv (dauernde Aufbewahrung). Das dauernd aufbewahrte Archivgut kann mittels Archivdatenbank recherchiert und aufgefunden werden.

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ARCHIVUNTERHALT

Archive und Ablagen sind so gut, wie sie gepflegt und unterhalten werden. Im Alltag fehlt oft die Zeit für das regelmässige Nachführen von Archivbeständen und den zugehörigen Registern und Datenbanken. Wir übernehmen für Sie diese Arbeit. Ihre passiven Dokumente führen wir dem Zwischenarchiv (gesetzlich befristete Unterlagen) oder dem Langzeitarchiv (dauernde Archivierung) zu. Die gesetzeskonforme Aussonderung, Kassation und Entsorgung erledigen wir ebenso für Sie wie das Nachführen von Archivinventaren und Registern, in digitaler und analoger Form. Ganz nach Ihren Wünschen und Vorgaben sowie den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften.

Die Unterlagen werden von uns konservatorisch fachgerecht verpackt, insbesondere wenn es um die Langzeitarchivierung geht. Zur Pflege eines Archivs gehört auch die regelmässige Überprüfung der klimatischen Gegebenheiten in den Archivräumen. Die Erhebung und Auswertung der Klimadaten führen wir gerne für Sie aus.

Ein gut unterhaltenes und gepflegtes Archiv verschafft Ihnen Rechtssicherheit, effizientes Auffinden der Akten und Platz in den bestehenden Räumlichkeiten.

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Als digitale Geschäftsverwaltung wird die elektronische Aktenführung in Kombination mit dem Abbilden der Organisationsstruktur verstanden. GEVER bezeichnet Software-Anwendungen, die mehrere, in der Schweiz für die elektronische Aktenführung geltende Normen und Standards umsetzen.

GEVER-Anwendungen setzen die Regeln für die digitale Aktenführung im gesamten Dokumenten-Lebenszyklus um, vom Geschäftseingang bis zur Aktenvernichtung oder dauerhaften Archivierung. Auf der Basis eines Ordnungssystems und eines Berechtigungskonzepts ermöglicht GEVER die digital unterstützte Erfüllung von Verwaltungsaufgaben. Digitale Geschäftsverwaltung ermöglicht vernetztes Arbeiten, vermeidet Doppelspurigkeit in Arbeitsabläufen und Informationsflüssen. Die systematische Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge nach dem Dossierprinzip gewährleistet die Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Geschäftsabläufen.

Die Gesetzgebung in der Schweiz sieht im Bereich öffentlich-rechtlicher Organisationen die digitale Geschäftsverwaltung vor. Die Vorgaben sind in den Kantonen unterschiedlich ausgestaltet, das Primat des Digitalen (digital first) gilt bereits in weiten Teilen der Schweiz.

Wir unterstützen Sie bei der Evaluation und Beschaffung einer GEVER-Anwendung und bei der Einführung der gewählten Software. Wir erarbeiten mit Ihnen das auf Sie individuell zugeschnittene Ordnungssystem, legen mit Ihnen ein Berechtigungskonzept fest und sind Ihnen bei der Erstellung der notwendigen Organisationsvorschriften behilflich.

Download digitale Geschäftsverwaltung (GEVER)

SCHULUNGEN, KURSE, WEITERBILDUNGEN

Jährlich bieten wir Basis-Weiterbildungen in den Bereichen Archivierung und digitale Geschäftsverwaltung (GEVER) an. Die Termine werden jeweils auf dieser Website ausgeschrieben. Sind aktuell keine vorhanden, können Sie uns hier Ihre Kontaktangaben übermitteln. Sobald neue Weiterbildungen geplant sind, werden wir Sie gerne informieren.

Auf Anfrage stellen wir für Sie auch individuelle Weiterbildungen zusammen und führen diese durch.

ARCHIVINFORMATIONSSYSTEM BEanton

Das Archivinformationssystem BEanton steht öffentlich-rechtlichen Körperschaften im Kanton Bern als Datenbank zur Verfügung. Es folgt dem internationalen Standard für die archivische Verzeichnung ISAD(G) und erfüllt die Minimalanforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) an ein digitales Langzeitarchiv. BEanton ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Metadaten, indem sowohl die hierarchische Suche nach Geschäftsbereichen und Volltextsuche möglich sind.

BEanton ist ein webbasiertes Archivinformationssystem auf der Basis einer MySQL-Datenbank und wird durch unser Unternehmen gepflegt. Die Recherche erfolgt per Login/Passwort (Lesezugriff) auf https://be.anton.ch.

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ARCHIVINFORMATIONSSYSTEM SOanton

Das Archivinformationssystem SOanton steht öffentlich-rechtlichen Körperschaften im Kanton Solothurn als Datenbank zur Verfügung. Es folgt dem internationalen Standard für die archivische Verzeichnung ISAD(G) und erfüllt die Minimalanforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) an ein digitales Langzeitarchiv. SOanton ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Metadaten, indem sowohl die hierarchische Suche nach Geschäftsbereichen als auch Volltextsuche möglich sind.

SOanton ist ein webbasiertes Archivinformationssystem auf der Basis einer MySQL-Datenbank und wird durch unser Unternehmen gepflegt. Die Recherche erfolgt per Login/Passwort (Lesezugriff) auf https://so.anton.ch.

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